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Im Angesicht der aktuellen Krisensituation, in der seit dem 11. März 2020 das Infektionsgeschehen durch SARS-CoV-2 (COVID-19) – allgemein bekannt als  Coronavirus – zu einer Pandemie erklärt wurde, sind wir alle zur Solidarität aufgerufen und verpflichtet unseren Teil beizutragen. Eine weitere schnelle Ausbreitung des Virus in Deutschland kann nur verhindert werden, wenn soziale Kontakte so weit wie möglich eingeschränkt werden. Dies führt zu massiven Einschränkungen im Alltagsleben. Um Bundesgesundheitsminister Jens Spahn zu zitieren: “Ärzte, Pfleger, Sanitäter, Apotheker können nicht ins Home Office gehen. Sie sind diejenigen, auf die wir uns alle verlassen, wenn wir krank werden. Wir können sie dabei unterstützen: indem wir, wann immer möglich, zuhause bleiben.” 

Wer also in einer Branche arbeitet, die durch digitale Lösungen die Arbeit im Home Office ermöglichen kann, der sollte diese Möglichkeit nutzen und schätzen. Mit diesem Beitrag wollen wir Ihnen helfen, sich und Ihr Unternehmen diesen ungewohnten Umständen bestmöglich anzupassen. 

Ein kurzes Vorwort: Uns ist klar, dass diese Ratschläge nicht für jeden anwendbar sind, beispielsweise sind viele Dienstleistungen schlicht nicht digitalisierbar und können in diesen Zeiten weniger bis gar nicht ausgeführt werden. Wir sind jedem Arbeiter der in nicht digitalisierbaren Berufsfeldern wie dem Gesundheitswesen oder der Stadtreinigung arbeitet dankbar, dass durch ihren Einsatz die Gesellschaft weiter funktionieren kann.

 

Ist das Home Office als die perfekte Lösung anzusehen?

Es gibt natürlich auch Gründe, die gegen eine umfassende Home-Office-Regelung sprechen. Wer ausschließlich im Home Office arbeitet könnte mit der Zeit zum Beispiel unter einem Mangel an sozialenKontakten und einer unausgeglichenen Work-Life-Balance leiden. Aber eine kategorische Ausschließung ist heutzutage nicht der richtige Weg, um für eine effiziente Arbeitsweise und die richtige Mitarbeitermotivation zu sorgen.

Im Angesicht der aktuellen Krise ist Home Office zweifellos die sicherste und effizienteste Weise, die Wirtschaft zu fördern und gleichzeitig die Ausbreitung des Coronavirus zu stoppen. Das bedeutet nicht, dass Unternehmen auf Dauer auch nach der Pandemie hauptsächlich zu Home Office umsteigen sollen, sondern das Home Office zukünftig als Maßnahme zur Steigerung der Effizienz genutzt werden sollte, statt es völlig abzuschreiben. Aktuell müssen viele Mitarbeiter wegen geschlossener Schulen und Kitas ihre Kinder betreuen und benötigen eine Flexibilisierung des Arbeitsortes und der Arbeitszeit. Das ist für Unternehmen, die in der Vergangenheit das Home Office ermöglicht haben, kein Problem. Wer bisher strikt gegen Home Office war, ohne sich je damit auseinander zu setzen, spürt spätestens jetzt die negativen Folgen seiner antiquierten Sichtweise. „Social Distancing“, wie wir es aktuell aufgrund von Corona praktizieren, wird von vielen Experten geraten. Das ist auch im Sinne des Unternehmers, damit die Mitarbeiter gesund bleiben, damit der Betrieb bestmöglich aufrecht erhalten wird und um eine mögliche Anfechtung des Betriebes durch Gesundheitsämter zu verhindern.

Zusammengefasst empfiehlt sich in der heutigen Zeit eine ausgeglichene Mischung aus Tagen im Büro und der Arbeit von Zuhause. So sind Ihre Mitarbeiter jederzeit flexibel und auf Ausnahmefälle wie die Corona-Krise vorbereitet und können außerdem Ihre Arbeit und Ihr Leben dauerhaft besser miteinander in Einklang bringen, das kann für jeden nur gut sein.

 

Digitalisierung – vorangetrieben durch die Pandemie?

Diese aktuellen Umstände treffen nicht digitalisierte Unternehmen ziemlich unerwartet. Die Krise um das Coronavirus hat die Notwendigkeit der Digitalisierung verdeutlicht wie nie zuvor. Durch die aktuelle Lage wird die Digitalisierung des Erwerbslebens stark vorangetrieben. Der Anstieg vollzog sich so rapide, dass manche IT-Kollaborationsplattformen unter der ungewohnten Last zusammenbrachen. Hinzu entstehen neue Probleme für nicht digitalisierte Unternehmen, mit denen sich Mitbewerber, die sich bereits im Vorfeld der Digitalisierung angepasst haben, nicht mehr beschäftigen müssen. Wer also aktuell noch immer keine technisch passende Ausstattung für seine Mitarbeiter hat, setzt den reibungslosen Ablauf der Geschäftstätigkeiten aufs Spiel. Beispielsweise ein Vertriebler muss alle Daten on the road sowie auch im Home Office zur Hand haben und nicht auf die Zentrale angewiesen sein. Er muß autark arbeiten können, unabhängig von Öffnungszeiten oder einer Ausgangssperre. 

 

Digitale Arbeitsplätze ermöglichen – aber wie?

Gerade Unternehmen, die sich in der Vergangenheit strikt mögliche Home-Office-Regelungen verweigerten, spüren nun die negativen Auswirkungen. Aktuell wird die Digitalisierung besonders hervorgebracht und gefördert, aufgrund der Krisensituation bleibt manchen nichts anderes übrig. Immerhin haben viele über diesen Weg auch für die Zukunft eine effiziente Regelung des Arbeitsalltags für sich entdeckt und wünschen sicher, dass sie es schon früher eingeführt hätten. Denn aktuell gestaltet es sich als schwierig für alle Mitarbeiter das passende Zubehör zu organisieren. Dies ist aufgrund der hohen Nachfrage definitiv umständlicher, als noch vor einigen Wochen. 

Haben Sie den Entschluss zum Home Office getätigt ist der erste Schritt eine seitens der Personalabteilung ausgearbeitete Home-Office-Regelung. Diese sollte klären 1. wer darf wann Homeoffice in Anspruch nehmen? 2. Welche Ausstattung ist auch zugunsten des Arbeitsschutzes nötig z.B. ergonomische Stühle? Und 3. Wo liegt die Kostenübernahme?

Es ist durchaus sinnvoll intern mit Mitarbeitern vertraglich abzuklären, zu welchen Bedingungen Homeoffice eingeführt wird. Damit sollen mögliche Konfrontationen und Probleme vermieden werden und die Ansprüche von Arbeitern und Arbeitgebern zu bestimmten Bereichen wie beispielsweise der Ergonomität des Arbeitsplatzes oder der Qualität der Hardware abgeklärt werden. Zum Beispiel könnten Sie als Arbeitgeber gegebenenfalls Ihren Mitarbeitern technischen Ausrüstung zur Verfügung stellen, um sicher zu gehen, dass jeder Mitarbeiter ein Windows 10 kompatibles Arbeitsgerät verfügt.

Zunächst ist die richtige Ausstattung wichtig

Bezüglich Hardware ist ein Laptop notwendig. Doch Achtung, ein veraltetes Gerät kommt hier nicht in Frage, da es die benötigten Betriebssysteme und Software-Erweiterungen nicht unterstützen kann und nicht die benötigte Leistung erbringen kann. Ihr Mitarbeiter sollte außerdem über eine starke und zuverlässige Internet Anbindung verfügen, sowie eine Webcam, ein Mikrofon und einen Lautsprecher. Zubehör wie eine ergonomische Maus oder ein Headset sind außerdem sinnvoll. Sie sehen, die Anschaffung und Einrichtung dieser Ausrüstung ist in normalen Zeiten einfach im Unternehmen zu organisieren, dies gestaltet sich auf die schnelle während einer Krisenzeit jedoch viel umständlicher.

Wir empfehlen Ihnen an Software die aktuellsten Betriebssysteme, wie Microsoft Windows 10, zu nutzen, da diese am zuverlässigsten und kompatibelsten sind.

Kommen wir zu wichtigen Tools

Sie werden für effiziente Arbeit einige Tools und Programme benötigen. Zunächst ist es in den meisten Büros stets von Bedeutung, über die Grundlegenden Programme zu verfügen. Das sind die Microsoft Office Pakete, für die Sie online ganz einfach die können. Ebenso sollte, bevor es los geht, über eine zuverlässige Virenschutzsoftware und gegebenenfalls ein VPN (virtuelles privates Kommunikationsnetz) verfügt werden. Wichtig ist ein Tool für Video-Konferenzen. Gerade national agierenden Unternehmen fehlt ein alltäglicher Umgang mit Video-Konferenz-Tools im eigenen Unternehmen und mit externen Dienstleistern. Ebenfalls ein großer Bestandteil der digitalen Unternehmenskultur ist eine digitalisierte Ablage, auf der alle Mitarbeiter wichtige Unterlagen abspeichern können. Das sorgt für eine übersichtlichere und sichere Organisation Ihrer Daten und verringert auch den Papierverbrauch enorm.

Unsere persönliche Empfehlung ist Microsoft Teams. Da es Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert sind so die wichtigsten Home-Office-Funktionen für vernetztes und ortsungebundenes Arbeiten in einer Anwendung vereint.

 

Digitalisierung auch für kleine Unternehmen sinnvoll: mit dem eigenen Onlineshop

Der eigene Onlineshop ist nicht nur was für Großunternehmen. Er bietet viele Vorteile für Ihr Geschäft wie Flexibilität, verbesserte Kundenbetreuung mit  langfristiger Kundenbindung, erweiterter Service, Individualisierbarkeit und – aktuell besonders von Bedeutung – Unabhängigkeit. Wer bereits über einen Onlineshop verfügt profitiert nun umso mehr von den Vorteilen. Die Anzahl der Onlinebestellungen nahm in den letzten Wochen radikal zu. Denn, auch wenn der Laden geschlossen bleiben muss, der Verkauf kann online weiter gehen und die Wirtschaft wird unterstützt. Nicht nur eine Pandemie kann zur zeitweiligen Ladenschließung führen, auch Umbauten oder Mangel an Verkaufspersonal kann Ihnen den Vertrieb im Laden erschweren oder sogar ganz unmöglich gestalten. Eine Vielzahl von Menschen sucht außerdem heutzutage Produkte bevorzugt im Internet, statt das Haus  zu verlassen und kostbare Freizeit in die Suche nach etwas zu investieren, was online mit wenigen Klicks im Einkaufswagen liegt. Die Digitalisierung bedeutet eben auch Flexibilisierung, denn durch digitale Maßnahmen wie beispielsweise einen Onlineshop oder eine App, können auch mittelständische und kleine Unternehmen ihren Vertrieb problemlos erweitern und stets für ihre Kunden verfügbar und zuverlässig sein. Digitale Lösungen sind das perfekte Werkzeug, was man im Alltag und vor allem im Vertrieb und Außendienst braucht.

Wie bereits erwähnt können einige Branchen und besonders Dienstleistungsgebiete nicht digitalisiert werden. Der Außendienst gehört zum Glück nicht dazu. Vertriebler haben den Vorteil, dass sie teils bereits angepasst und daran gewöhnt sind, flexibel zu arbeiten. Sie sind nicht an einen festen Ort gebunden. Da sie meist im Vertriebsgebiet wohnen und dort ein Home Office eingerichtet haben, können sie ihre Kunden besuchen und regelmäßig zu Abstimmungen und Konferenzen in die Zentrale kommen. Die alltäglichen Arbeiten eines Vertrieblers jeglicher Branche kann wunderbar mit digitalen Lösungen unterstützt und optimiert werden. 

Die Entwicklung moderner und digitaler Strategien für Unternehmen sollte auch unabhängig von den aktuellen Herausforderungen durch den Coronavirus weiter vorangetrieben werden. Es besteht kein Grund sich gegen die Digitalisierung zu sträuben. Werden Sie Teil der Entwicklung und bleiben so gegen jede Herausforderung die gegenwärtig und zukünftig anfallen könnte gewappnet und allgemein besser vorbereitet.

Viele administrative Tätigkeiten sind in der Praxis praktikabel zu erarbeiten, fern der Hauptorganisation oder dem Büro. Über digitale Lösungen kann hier ein Zwischenweg gefunden werden, der Daten geordnet und fehlerfrei dokumentiert und so Unternehmensabläufe vereinfacht.

Haben Sie in der Vergangenheit bereits Online-Shops oder digitale Customer-Care-Portale erfolgreich in Ihren Umsatz-Mix etabliert? Dann profitieren Sie bereits vom Trend des Online-Shoppings und federn nun die Folgen der Krise leichter ab. Aktuell ist die Nachfrage nach Online Shopping enorm angestiegen. Neben der passenden Customer-Experience und der technischen Stabilität Ihres Shops kommt es aber auch auf die Synchronität zu den betriebswirtschaftlich relevanten Systemen an. Folgendes ist enorm wichtig:

  1. Eine Anbindung an Ihr Warenwirtschaftssystem
  2. Eine Anbindung an Zahlungssysteme inklusive automatische Zahlungsabwicklung und Online-Belegen
  3. Eine Anbindung an die Logistik Abteilung, die die Verfügbarkeit der Produkte, automatische Auslieferung und Order Tracking unterstützt.
  4. Eine Anbindung an bestehende PIM-Systeme
  5. Und vieles mehr

Mitarbeiter im Außendienst benötigen andere technische Unterstützungen als Mitarbeiter in der Zentrale. PCs oder Laptops sind für den Vertrieb “on the road” gar nicht oder kaum nutzbar. Die richtige Ausstattung der Vertriebsmannschaft ist für Ihren Erfolg essenziell. Ihre Mitarbeiter brauchen im Einsatz wenn sie Kunden besuchen eine digitale Lösung, die sich den Anforderungen der Branche angepasst hat.

 

Die FACILITYWORLD Vertriebs-App ist das ideale Werkzeug für den erfolgreichen Verkauf an Ihren Kunden. Mit dem Sales Mode können Sie zukünftig Ihren gesamten Vertriebsprozess einfach unterwegs abwickeln. Diese effiziente Lösung ermöglicht das Präsentieren & Verkaufen Ihrer Waren und ist somit die perfekte Unterstützung im Verkaufsgespräch. Dank dem Presentation Mode können Sie außerdem Ihren gesamten Produktkatalog auf moderne Weise präsentieren – wo immer Sie es gerade benötigen. So haben Sie jederzeit zuverlässigen Zugriff auf eine unlimitierte Informationstiefe, selbst bei schlechtem Empfang – dank dem Offline-Modus. Mit Multimedia-Inhalten für Beratungsgespräche ist er das ideale Werkzeug für eine erfolgreiche Produktpräsentation bei Ihren Kunden.

Erfahren Sie hier mehr.

 

Wichtige Arbeitsrechtliche Informationen bezüglich der Corona-Krise

Das Robert-Koch-Institut (RKI) schätzt die Gefahr durch das Corona-Virus für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland inzwischen als „hoch“ ein. (Stand: 19.03.2020). Durch die aktuelle Krisensituation stehen viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland vor Einkommensunsicherheiten. Ungewiss ist zum Beispiel auch die Situation der Beschäftigten, deren Betriebe von den behördlich angeordneten Schließungen betroffen sind. So wurden nicht nur Betreuungs- und Bildungseinrichtungen, Restaurants und Einzelhandelsgeschäfte geschlossen, sondern auch immer mehr Unternehmen. Betroffen sind mittlerweile alle Branchen, denn auch das Gleichgewicht von Angebot und Nachfrage ist aktuell im Ausnahmezustand. Die Nachfrage nach gewissen Gütern steigt ins unermessliche, während die Nachfrage nach anderen Gütern und Dienstleistungen rasant abgefallen ist. 

Fragen Sie sich aktuell was Sie tun können, um der Aufforderung von Gesundheitsexperten soziale Kontakte auf ein Mindestmaß zu begrenzen anzupassen, aber dennoch Ihren Pflichten im Job nachzukommen? Zunächst dürfen Sie dürfen nicht aus bloßer Befürchtung sich bei Verlassen der Wohnung mit dem Coronavirus anzustecken der Arbeit fern bleiben, solange dies nicht gesetzlich angeordnet wurde. Wer Krankheitssymptome jeglicher Art hat und dadurch arbeitsunfähig ist, darf und sollte natürlich so wie vor dem Coronavirus nach Arbeitsschutzgesetz statt zur Arbeit lieber zum Arzt gehen. Derzeit ermöglichen bereits viele Arbeitgeber ihren Beschäftigten, die Arbeit von Zuhause aus zu erledigen. Das Home Office ist so beliebt wie noch nie und wenn Sie als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber die Möglichkeit haben, Ihre Unternehmensaktivitäten umzugestalten, so sollten Sie auf das Home Office zurückgreifen. Auch wenn in Ihrem Betrieb bislang kein Homeoffice möglich war, so ist die aktuelle Pandemie durchaus ein guter Anlass, über entsprechende Regelungen nachzudenken und Ihre Möglichkeiten zu prüfen. Es liegt in unser aller Verantwortung die Ausbreitung zu vermeiden und das Wohl der Gesellschaft vor die eigenen Interessen zu stellen. Viele weitere Fragen zum Arbeitsrecht während der Corona-Krise finden Sie hier und hier. 

 

Hier sind einige hilfreiche Links und Quellen dieses Beitrags:

Das Robert Koch-Institut (RKI) erfasst kontinuierlich die aktuelle Lage, bewertet alle Informationen, schätzt das Risiko für die Bevölkerung in Deutschland ein und stellt Empfehlungen für die Fachöffentlichkeit zur Verfügung.

Das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) bietet Tagesaktuelle Informationen zum Coronavirus. 

Die bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA) informiert und klärt über das Virus auf.

Die Weltgesundheitsorganisation (WHO) klärt Sie über internationale Neuigkeiten auf. 

Besonders interessant für Reisende ist außerdem die Seite des Auswärtigen Amts. 

Außerdem werden diverse Podcasts angeboten, wie der Podcast „Coronavirus-Updatevon Prof. Dr. Christian Drosten (Leiter der Virologie an der Berliner Charité)