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Vier Bereiche, in denen eine Vertriebsapp die Arbeit im Außendienst vereinfacht

Die Aufgaben und Anforderungen im Vertrieb haben sich in den letzten Jahren massiv gewandelt. Mit dem technischen Fortschritt steigen auch die Anforderungen der Kunden an schnelle und effiziente Vertriebsprozesse. Das Internet ermöglicht ihnen eine umfassende Vorbereitung auf Gespräche mit Außendienstmitarbeitern, sodass sie bereits im Vorfeld sehr genau wissen, was sie benötigen und wie sich das Angebot auf dem Markt gestaltet. Das geschäftliche Kräfteverhältnis verschiebt sich somit deutlich auf die Seite der Kunden. Umso wichtiger ist es für Vertriebsmitarbeiter im Außendienst, die digitalen Möglichkeiten selbst zu ihrem Vorteil zu nutzen und etablierte Prozesse so zu vereinfachen. Auch wenn ein überwiegender Teil der B2B-Anbieter dies bereits erkannt hat, mangelt es an der Initiative zur Umsetzung (Quelle: https://www.rolandberger.com/publications/publication_pdf/die_digitale_zukunft_des_b2b_vertriebs.pdf).

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige typische Hürden im Außendienst-Alltag vor und erklären, wie sie diese mithilfe einer Vertriebsapp auf digitalem Wege meistern können.

1. Organisation und Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist das A und O für einen erfolgreichen Vertriebstermin. Jeder Kunde möchte und muss individuell beraten und nur mit den Informationen versorgt werden, die von zentraler Relevanz für ihn sind. Dies erfordert eine aufwendige Vorbereitung von Seiten der Vertriebler. Neben der Einarbeitung in die generellen Daten und Informationen des Kunden, muss der Vertriebsmitarbeiter die entsprechenden Dokumente vorbereiten und organisieren, um während des Termins selbst alles schnell zur Hand zu haben.

Mithilfe einer digitalen Kundenverwaltung können alle wichtigen Daten unkompliziert und ortsunabhängig von den involvierten Mitarbeitern gepflegt und jederzeit abgerufen werden. Vertriebsmitarbeiter haben so alle Informationen an einem Ort verfügbar und können diese für ihre Terminvorbereitung nutzen. Auch relevante Dokumente, wie Angebote oder Verträge, sind an einem Ort gesammelt und können bei Bedarf abgerufen werden.

Sollten fachspezifische Fragen aufkommen, die der Außendienstmitarbeiter spontan nicht selbst beantworten kann, bietet ihm die Vertriebsapp zusätzlich eine Übersicht über alle Informationen und so die Möglichkeit, auch ohne zeitraubende Rückfragen und Telefonate Antworten geben zu können.

2. Produktpräsentation

Auch die strukturierteste und umfassendste Vertriebsmappe bietet nur eingeschränkte Möglichkeiten bei der Präsentation der eigenen Produkte. Zwar können Waren durch Fotos und Begleittexte veranschaulicht werden, im Vergleich zu Videos oder 3D-Animationen wirkt diese Möglichkeit jedoch recht spartanisch. Darüber hinaus führt jeder weitere Katalog und jede weitere Seite in der Vertriebsmappe zu zusätzlichem Gewicht, die der Vertriebsmitarbeiter bei seiner Arbeit transportieren muss. Je umfangreicher die mitgebrachten Unterlagen, umso länger kann es im Zweifel dauern, die benötigten Informationen zu finden und das passende Dokument sofort zur Hand zu haben. Auch wenn es sich hierbei auf den ersten Blick um Kleinigkeiten handeln mag, beeinflussen diese den Eindruck des Kunden und entscheiden im Zweifel über die Vergabe des Auftrags.

Ein digitaler Produktkatalog innerhalb einer Vertriebsapp schafft hierbei Abhilfe. Das gesamte Sortiment ist dauerhaft abrufbar und samt entsprechender Bestände auf einen Blick ersichtlich. Darüber hinaus können Artikel in den verschiedensten medialen Formen aufbereitet und veranschaulicht werden. So können die Funktionen erklärungsbedürftiger Produkte bspw. anhand von Videos visualisiert und zugehörige Dokumente direkt aufgerufen werden. Und dies alles auf einem einzigen, portablen Gerät. Darüber hinaus besteht keine Gefahr, Dokumente zu vergessen und nicht wiederzufinden, da alle Informationen dauerhaft im System hinterlegt sind.

3. Auftragsverarbeitung

Klassische Vertriebsprozesse benötigen Zeit und Ressourcen, die im mitunter hektischen Geschäftsalltag oftmals nicht vorhanden sind. Typischerweise übermitteln die Außendienstmitarbeiter die Ergebnisse ihres Vertriebstermins im Anschluss an diesen an ihre Kollegen im Innendienst, die diese daraufhin weiterverarbeiten und die Aufträge auf den Weg bringen. Zwischen der Informationsaufnahme und Weiterverarbeitung können mehrere Stunden, mitunter aber auch ein vollständiger Arbeitstag liegen. Dies verzögert nicht nur die Lieferung der Bestellung an den Kunden, sondern führt darüber hinaus dazu, dass der Verkauf der Artikel über die entsprechende Zeit nicht im Warenwirtschaftssystem erfasst wird und die dortigen Mengenwerte somit nicht dem realen Bestand entsprechen.

Mithilfe eines digitalen Warenwirtschaftssystems können Außendienstmitarbeiter noch vor Ort beim Kunden die gewünschten Bestellungen aufnehmen und selbst direkt in ihre Vertriebsapp einpflegen. So werden vermeidbare Zwischenschritte übersprungen, Bestellungen schnell verarbeitet und Fehler durch überholte Bestandszahlen oder unpräzise Kommunikation vermieden.

4. Erweiterung des Angebots

Die Lagerung und Logistik von Produkten ist ein ressourcenaufwendiger Bestandteil der Arbeit von Herstellern. Gerade in der Gebäudetechnik, in der mit einer Vielzahl spezieller und mitunter sperriger Waren gearbeitet wird, ist ein umfassendes Produktsortiment deshalb mit einem enormen logistischen Aufwand verbunden. Dies ändert nichts daran, dass Kunden bestimmte Waren zwingend benötigen. Sollten der Vertriebsmitarbeiter diese nicht aus dem eigenen Sortiment anbieten können, müssen hierfür weitere Hersteller oder Händler beauftragt werden und der gesamte Arbeitsprozess verzögert sich.

Durch eine digitale Vernetzung mehrerer Hersteller kann dieses Problem umgangen werden. Eine Vertriebsapp erlaubt diesen den gegenseitigen Zugriff auf die eigenen Produktkataloge und bietet so die Möglichkeit, Artikel aus den Sortimenten ihrer Partner in eigene Angebote zu integrieren. Diese Form des Direkthandels ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, ihr eigenes Angebotssortiment um eine große Zahl weiterer Produkte aufzustocken, ohne den Aufwand von Lagerung und Versand tragen zu müssen. So können diese ihren Kunden Komplettangebote erstellen, ohne dass weitere Akteure beauftragt werden müssen. Darüber hinaus können die Sortimente direkt und ohne Wartezeit nach gegenseitiger Freischaltung eingebunden werden, sodass auch kurzfristige Erweiterungen des Angebots möglich sind.

Gleichzeitig können Partner auf das eigene Angebot zugreifen und so einen Teil der eigenen Vertriebsaktivitäten übernehmen.

So profitieren alle drei Seiten: Kunden bekommen ein vollständiges Angebot, Vertriebsmitarbeiter können einen vollumfänglichen Vertrag anbieten und ihre Partner eigene Artikel verkaufen, ohne selbst aktiv in den Verkaufsprozess involviert zu sein.

Prozesse im Außendienst mit FACILITYWORLD vereinfachen

Die FACILITYWORLD App bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten, Ihre Vertriebsprozesse zu digitalisieren und Ihren so ein optimales Vertriebserlebnis zu bieten. Mithilfe des kostenlosen Presentation Modes haben Sie Ihren gesamten Produktkatalog stets dabei und können diesen in verschiedenen medialen Formaten an Ihre Kunden herantragen. Der weiterführende Sales Mode bietet darüber hinaus alle Möglichkeiten zur digitalen Abwicklung Ihres gesamten Vertriebsprozesses.

Ein abschließender Tipp: mit dem FACILITYWORLD Ersparnisrechner können Sie anhand weniger zentraler Kennziffern unkompliziert ermitteln, welches Einsparpotenzial Sie mit der Nutzung unserer digitalen Vertriebsapp erwarten können.

Für weitere Tipps, wie Sie erfolgreich im Vertrieb mit Apps arbeiten, finden Sie hier unter Anderem eine Infografik.